Du kan bruka Vigilo i nettlesar via foreldreportalen og som app på mobil og nettbrett.

Pålogging Vigilo foreldreportal 

Innhald

Her finn du meir informasjon om:

1. Kva er Vigilo?
2. Kvifor bruker Øygarden kommune Vigilo?
3. Kvar kjem opplysningane i Vigilo frå?
4. Kven har tilgang til Vigilo?
5. Korleis kome i gang?
6. Samtykke i Vigilo
7. Kva slags informasjon kan delast i Vigilo?
8. Skule og SFO – nyheiter, meldingar og fråvær i Vigilo
9. Barnehage – nyheiter, meldingar og fråvær i Vigilo
10. Vigilo hjelpesenter
11. Barn og elevar sine personrettar
12. Tilgjengeligheitserklæring
13. Ofte stilte spørsmål (FAQ)

1. Kva er Vigilo?

Vigilo er Øygarden kommune sitt digitale oppvekstsystem som blir brukt til administrasjon og kommunikasjon i barnehage, skule og SFO.

Løysinga gir føresette trygg tilgang til informasjon om eigne barn, og blir nytta til sikker dialog mellom føresette og tilsette.

I Vigilo kan føresette mellom anna:

• senda og ta imot meldingar
• få informasjon frå barnehage, skule og SFO
• svara på samtykke og førespurnader
• senda og følgja søknader (til dømes om SFO/barnehage plass, endringar, redusert foreldrebetaling, søknad om permisjon frå undervisning m.m.)

Vigilo kan brukast både i nettlesar (foreldreportalen) og som app på mobil og nettbrett.

2. Kvifor bruker Øygarden kommune Vigilo?

Øygarden kommune behandlar personopplysningar om barn og føresette. Personvern og informasjonssikkerheit er avgjerande.

Forvaltningslova, personopplysningslova og personvernforordninga (GDPR) stiller strenge krav til korleis slike opplysningar skal handterast. 

For å sikra trygg og forsvarleg saksbehandling av personopplysningar, nyttar kommunen Vigilo. Vigilo har ei eiga, sikker kommunikasjonsløysing som skal brukast for digital dialog mellom føresette og barnehage, skule og SFO. All kommunikasjon skjer bak sikker innlogging og erstattar mindre sikre kanalar som e-post, SMS og ranselpost.

3. Kvar kjem opplysningane i Vigilo frå?

Vigilo hentar personopplysningar frå:

• Folkeregisteret (FREG)
• Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR)

Dette omfattar mellom anna namn, fødselsnummer, adresse, e-postadresse, telefonnummer, familierelasjoner og foreldreansvar.

I tillegg blir det registrert opplysningar som kommunen sjølv behandlar, til dømes fråvær, karakterar, søknader og annan dokumentasjon knytt til barnehage, skule og SFO.

Opplysningar som føresette deler med barnehage, skule eller SFO via Vigilo, blir òg lagra i systemet.

4. Kven har tilgang til Vigilo?

Føresette med foreldreansvar

Berre føresette med registrert foreldreansvar i Folkeregisteret får automatisk tilgang til informasjon om eigne barn i Vigilo.

Hovudregelen er at føresette med foreldreansvar har rett på same informasjon frå barnehage og skule jf. Barnelova § 47.

Foreldre som har foreldreansvar, har rett til opplysningar om barnet når dei bed om det. Har den eine av foreldra foreldreansvaret åleine, skal denne gje den andre opplysningar om barnet når det blir bede om det. Den andre har òg rett til å få opplysningar om barnet frå barnehage, skule, helse- og sosialvesen og politi, om ikkje teieplikta gjeld andsynes foreldra. Slike opplysningar kan nektast gjeve dersom det kan vera til skade for barnet.

Endringar i foreldreansvar må meldast til Folkeregisteret.

Andre nære omsorgspersonar

Nokre barn har nære omsorgspersonar utan foreldreansvar, men som har ei viktig rolle i kvardagen. Dersom føresette ønskjer at slike personar skal få tilgang til relevant informasjon i Vigilo, må dei ta kontakt med barnehagen eller skulen.

Tilgang kan berre bli gitt dersom alle føresette med foreldreansvar samtykkjer.

5. Korleis kome i gang?

Vigilo foreldreportal

Vigilo foreldreportal er Vigilo brukt i nettlesar på mobil, PC, Mac, Chromebook eller nettbrett. Du går til www.vigilo.no og vel «Logg inn» øvst til høgre, vel Øygarden kommune før du loggar inn via ID-porten for trygg og sikker pålogging.

I foreldreportalen kan du mellom anna:

• sjå siste nytt og informasjon (nyheiter)
• sjå personalia og grunnleggjande opplysningar om barnet/eleven 
• senda og lesa meldingar
• registrere og sjå oversikt over fråvær
• senda søknader (til dømes permisjon frå undervisning, søkja SFO-plass, endring/oppseiing av SFO eller barnehageplass
• sjå, svara på og trekkja samtykke
• sjå timeplan
• registrera hentemeldingar for SFO

Vigilo app

Vigilo-appen er tilgjengeleg for iOS og Android, og kan lastast ned gratis frå App Store eller Google Play.

Ved første innlogging vel du Øygarden kommune og loggar inn via ID-porten. Deretter opprettar du ein firesifra PIN-kode. Dersom eininga støttar fingeravtrykk eller ansiktsgjenkjenning, kan dette aktiverast i staden for PIN-kode.

Du må logga inn via ID-porten første gong du brukar ei ny eining, og dersom det er 15 dagar sidan sist innlogging.

I appen kan du:

• sjå siste nytt og informasjon (nyheiter)
• senda og lesa meldingar
• registrera hentemeldingar for SFO
• melda fråvær

Appen er tilpassa rask og enkel bruk i kvardagen.

6. Samtykke i Vigilo

Kommunen bruker Vigilo til å innhenta samtykke frå føresette, til dømes i samband med aktivitetar, publisering eller andre forhold som krev samtykke.

Samtykke er berre tilgjengeleg i Vigilo foreldreportal, ikkje i appen.

Årlege samtykke

Ved starten av kvart barnehage- og skuleår må alle føresette svara på årlege samtykke. Du får melding i Vigilo med rettleiing.

Det kan i tillegg koma nye samtykke i løpet av barnehage- eller skuleåret, til dømes i samband med aktivitetar, arrangement eller andre forhold som krev samtykke frå føresette.

Rettleiing til korleis du svarar på samtykke i Vigilo finn du her i Vigilo sitt hjelpesenter.

Endring eller tilbaketrekking av samtykke

Du kan når som helst trekkja eit samtykke i foreldreportalen.

Kven må samtykkje?

Dersom eit samtykke krev at alle føresette med foreldreansvar må samtykkja, vil dette vera tydeleg opplyst i det enkelte samtykket.

Døme på samtykke i Vigilo kan mellom anna gjelda dette:

• transport i regi av barnehagen eller skulen
• bruk av bilete i skulekatalog
• publisering av bilete eller film på kommunen si heimeside
• bruk av bilete og film til internt føremål
• utdeling av jodtablettar ved atomhending
• andre aktivitetar eller tiltak som krev samtykke frå føresette

7. Kva slags informasjon kan delast i Vigilo?

Vigilo skal brukast til vanleg dialog og informasjon knytt til barnet.

Særlege kategoriar av personopplysningar etter GDPR skal ikkje delast i Vigilo, mellom anna:

• opplysningar om rasemessig eller etnisk opphav
• opplysningar om politisk oppfatning
• opplysningar om religion eller filosofisk overtyding
• opplysningar om fagforeiningsmedlemskap
• genetiske opplysningar
• biometriske opplysningar (når føremålet er eintydig identifisering av ein person)
• opplysningar om seksuelle forhold eller seksuell legning
• helseopplysningar

Dersom det er nødvendig å dela slik informasjon, må du ta direkte kontakt med skulen eller barnehagen for å avtala trygg formidling.

Kommunikasjonsløysinga er ikkje meint som erstatning for det fysiske møtet mellom føresette og skulen eller barnehagen. Det er framleis høve til å ringa eller be om eit eige møte.

8. Skule og SFO – nyheiter, meldingar og fråvær i Vigilo

8.1 Nyheiter

Skulen kan publisera informasjon til føresette under Siste nytt i Vigilo foreldreportal og Nyheiter i Vigilo-appen.

Innlegga kan innehalde tekst, bilete og vedlegg, og blir hovudsakleg brukt til informasjon som gjeld fleire elevar, til dømes ein klasse, eit trinn eller heile skulen.

Hjelpeartiklar i Vigilo hjelpesenter:

• Nyheiter i Vigilo foreldreportal
• Nyheiter i Vigilo app

8.2 Meldingar

Føresette kan senda og lesa meldingar i Vigilo for dialog med skulen og SFO.

• Meldingar til skulen kan sendast til tilsette eller svarast på i eksisterande meldingstrådar.
• Når du sender melding til skulen, er kontaktlærar(ar) førehandsvalt som mottakar. Det er berre mottakar(ar) og skuleleiinga som kan sjå og svara på meldingar.
• Ver merksam på at meldingar som blir sende til SFO, kan lesast av alle tilsette ved den aktuelle SFO-eininga.
• Medføresette til same barn kan veljast som mottakar og vil då sjå meldinga.
• Det er ikkje mogleg å inkludera andre føresette som ikkje er registrerte på barnet i Vigilo.

Meldingar og vedlegg du har sendt, kan du ikkje sletta sjølv. Dersom du ønskjer sletting, må du ta kontakt med skulen eller barnehagen. Ver merksam på at meldingar kan vera arkivpliktige og bli lagra i kommunen sine arkivsystem.

Hjelpeartiklar i Vigilo hjelpesenter:

• Senda melding i Vigilo foreldreportal
• Senda melding i Vigilo app

8.3 Melda fråvær

Dersom barnet er borte frå skulen/SFO, melder du fråvær i Vigilo.

• Dersom barnet går på skule og har aktiv SFO-plass, kan du melda fråvær til begge einingane samtidig.
• Fråvær blir meldt via funksjonen Registrere fråvær nede til høgre i Vigilo-appen.
• Ved fråvær delar av ein skuledag:
  • skru av brytar for heile dagen under skulen sitt namn
  • vel aktuelt tidsrom

Fråværsmeldingar kan lesast av kontaktlærar, skuleleiing og barnet sine registrerte føresette.

Fråvær meldt til SFO kan lesast av tilsette som saksbehandlar fråvær.

I kommentarfeltet skal du ikkje utdjupa meir enn nødvendig. Bruk gjerne korte formuleringar som «Sjuk», «Tannlege» eller «Gravferd».

Fråværsmeldingar kan ikkje slettast av føresette. Ta kontakt med skulen eller SFO dersom det er behov for sletting. Ver merksam på at meldingar kan vera arkivpliktige og bli lagra i kommunen sine arkivsystem.

Hjelpeartiklar i Vigilo hjelpesenter:

• Senda fråværsmelding i Vigilo foreldreportal
• Senda fråværsmelding i Vigilo app

9. Barnehage – nyheiter, meldingar og fråvær i Vigilo

9.1 Nyheiter

Styrar eller andre tilsette i barnehagen kan publisera informasjon under Siste nytt i Vigilo foreldreportal og Nyheiter i Vigilo app.

Innlegga kan innehalda tekst, bilete og vedlegg, og blir hovudsakleg brukt til informasjon som gjeld fleire barn, til dømes ei avdeling eller heile barnehagen.

Hjelpeartiklar i Vigilo hjelpesenter:

•    Nyheiter i Vigilo foreldreportal 
•    Nyheiter i Vigilo app

9.2 Meldingar

Føresette kan senda og lesa meldingar i Vigilo for dialog med barnehagen.

• Meldingar kan sendast til barnehagen eller svarast på i eksisterande meldingstrådar.
• Vær oppmerksom på at meldinger som blir sende til barnehagen, kan lesast av alle tilsette ved den aktuelle barnehagen. 
• Medføresette til same barn kan veljast som mottakar og vil då sjå meldinga.
• Det er ikkje mogleg å inkludera andre føresette som ikkje er registrerte på barnet i Vigilo.

Same reglar for informasjon som ikkje skal delast i Vigilo, gjeld også her.

Meldingar og vedlegg kan ikkje slettast av føresette. Ta kontakt med barnehagen ved behov for sletting. Ver merksam på at meldingar kan vera arkivpliktige og bli lagra i kommunen sine arkivsystem.

Hjelpeartiklar i Vigilo hjelpesenter:

• Senda melding i Vigilo foreldreportal
• Senda melding i Vigilo app

9.3 Melda fråvær

Dersom barnet er borte frå barnehagen, melder du fråvær i Vigilo via funksjonen Registrer fråvær.

• Fråværsmeldingar kan lesast av tilsette som saksbehandlar fråvær i barnehagen.
• I kommentarfeltet skal du ikkje utdjupa meir enn nødvendig.

Fråværsmeldingar kan ikkje slettast av føresette. Ta kontakt med barnehagen dersom det er behov for sletting. Ver merksam på at meldingar kan vera arkivpliktige og bli lagra i kommunen sine arkivsystem.

Hjelpeartiklar i Vigilo hjelpesenter:

•    Senda fråværsmelding i Vigilo foreldreportal 
•    Senda fråværsmelding i Vigilo app

10. Vigilo hjelpesenter

I Vigilo sitt hjelpesenter finn du rettleiing og e-læring for føresette, med steg-for-steg-forklaringar på vanlege funksjonar i Vigilo.

•    Hjelpesenter Vigilo - Føresette
•    E-læring føresette - Vigilo

11. Barn og elevar sine personrettar

•    Utdanningsdirektoratet skildrar barn og unge sine personvernrettar.
•    For innsyn i personopplysningane kan du sende inn søknadsskjema til kommunen.
•    Her finn du generell informasjon om kommunen si handsaming av personopplysningar.

12. Tilgjengeligheitserklæring

•    Tilgjengelegheitserklæring for Vigilo Foreldre- og elevportal
•    Tilgjengelegheitserklæring for Vigilo Android
•    Tilgjengelegheitserklæring for Vigilo iOS

13.  Ofte stilte spørsmål (FAQ)