Reglement for møte i folkevalde organ

Reglementet gjeld generelt for alle folkevalde organ. I organ der det eventuelt er eigne reglar, blir desse nemnde spesielt. I Øygarden kommune gjeld prinsippet om meiroffentlegheit. Vedteken i kommunestyret 1. juni 2021.

Innhald

Kap.8 Reglement for møte                                                                      
Kap.9 Før møtet tek til
Kap.10 I møte
Kap.11 Spørsmål
Kap.12 Saksordførar og utgreiingsnemnder
Kap.13 Møtebok
Kap.14 Særskilde reglar
Kap.15 Folkevalde sin rett til innsyn
Kap.16 Innbyggjarinitiativ
Kap.17 Sekretariatfunksjonen
Kap.18 Universell utforming


8. Reglement for møte

8.1 Møteprinsipp

Folkevalde organ fattar sine vedtak i møte, jf. kommunelova § 11-2.

Det skal førast møtebok frå alle møte i folkevalde organ jf. Kommunelova § 11-4.

8.2 Opne/lukka møte

Møta i folkevalde organ vert haldne for opne dører dersom ikkje anna følgjer av lovpålagt teieplikt eller vedtak etter § 11-5 i kommunelova.

Når omsynet til personvern eller andre tungtvegande private eller offentlege interesser tilseier det, kan eit folkevald organ vedta å behandle ei sak for lukka dører, jf. kommunelova § 11-5. Debatt om dette skjer for lukka dører dersom møteleiar krev det, eller det blir gjort vedtak om det.

Personalsaker skal alltid behandlast for lukka dører.

8.3 Teieplikt

Når det er vedteke at ei sak skal behandlast for stengde dører, har alle som er til stades i møtet, både representantane og kommunale tenestemenn, teieplikt om drøftingane. Vedtak i saka er offentleg så langt ikkje anna lovheimel hindrar dette.

Teieplikta står ved lag til dess noko anna er fastsett eller grunnane for vedtaket om stengde dører har falle bort.

8.4 Møtetidspunkt

Kommunestyret held møte til dei tidspunkt kommunestyret sjølv fastset og elles når ordføraren finn det nødvendig eller minst 1/3 av kommunestyrerepresentantane krev det. Jf. kommunelova § 11-2.

Kommunestyret vedtek også møteplan for møta i formannskapet og utvala for eit år om gongen. Formannskapet og utvala kan i tillegg halde møte når ordførar/utvalsleiar eller formannskapet/utvala ved alminneleg fleirtal vedtek det.

Gjeldande frå 01.01.2020 skal, om ikkje særlege tilhøve tilseier det, alle møte i kommunestyret finne stad på torsdagar. Formannskapsmøta skal på same måten finne stad på tysdagar, og utvalsmøta i utval for tenester og levekår og utval for samfunnsutvikling på onsdagar, og utval for plansaker på torsdagar.

Frå same dato skal alle møte i kommunestyret, formannskapet og utvala starta kl. 1400 på møtedagen. Og alle møte skal, om ikkje særleg tilhøve krev noko anna, vere avslutta innan kl. 1900.

8.5 Fjernmøte

Politiske organ i kommunen har høve til å halde møte som fjernmøte når det er naudsynt. Fysiske møte skal framleis vere hovudregelen når situasjonen tilseier det.


9. Før møtet tek til

9.1 Innkalling til møte - publisering av dokument

Ordførar / utvalsleiar kallar inn til møte og set opp sakliste for kvart møte. Jf. kommunelova § 11-3. Der det oppstår uklare spørsmål omkring ei sak, avgjer ordføraren/utvalsleiar om den skal stå på saklista eller ikkje. Kommunedirektøren skal sjå til at dei sakene som vert sett opp på saklista er forsvarleg utgreidd, jf. kommunelova § 13-1.

Innkallinga vert tilgjengeleg på kommunen si nettside sju dagar før møtet, samstundes som den vert gjort elektronisk tilgjengeleg til medlemer og varamedlemer.

Ikkje-offentlege dokument
Elektronisk utsending gjeld også for dokument som ikkje er offentlege. Desse skal skjermast for innsyn gjennom ein eigen elektronisk passordstyrt tilgangskontroll. Dette gjeld både medlemmer og varamedlemmer. Det skal gå tydeleg fram av dokumenta at dei ikkje kan offentleggjerast og dei som mottek slike dokument pliktar å syte for at dei ikkje kjem på avvegar.

Når det gjeld økonomiplan og årsbudsjett gjeld eigne reglar, jf. kommunelova kap. 14.

9.2 Møteplikt - forfall til møte

Det er møteplikt til møta i dei folkevalde organa med mindre det ligg føre gyldig forfall. Arbeidstakar har krav på fri frå arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikta. Jf. kommunelova §40.

Kriteria for gyldig forfall er strenge. Gyldige grunnar er sjukdom, at representant ikkje kan setje til side viktig arbeid eller plikter, er på tenestereise som ikkje kan endrast på, eller av andre tungtvegande grunnar ikkje kan møte. Ferie, arrangement og møte i andre råd eller utval er ikkje godkjend som forfallsgrunn til kommunestyret, formannskapet og utvala. Forfall skal så raskt som mogleg meldast skriftleg med forfallsgrunn til politisk service via politikarportalen. Politisk sekretariat sørgjer for at det snarast vert innkalla vararepresentant i samsvar med reglane i kommunelova § 7-10.

Representantane skal også melda frå skriftleg på epost til politisk service på førehand dersom nokon er ugild, og ikkje kan delta i behandlinga av ei sak. Vararepresentant skal berre kallast inn ved behov og i samråd med vedkomande parti sin gruppeleiar.

Må nokon på grunn av lovleg forfall forlate møtet under drøftingane, skal han/ho straks melda ifrå til møteleiaren. Vararepresentant vert kalla inn dersom det er praktisk mogleg å få til. Når ei sak er teken opp til avrøysting kan ingen ta plass i møtet før saka er avslutta.

9.3 Andre personar som kan vere med i møta

Kommunedirektøren møter med talerett, anten personleg eller ved ein av sine leiarar, i kommunestyret, formannskapet og utvala. Han har ikkje forslags- og røysterett. Sekretær som fører møteboka skal og vere til stades i møtet. I tillegg skal andre leiarar og tenestemenn møte så langt ordførar/utvalsleiar, i samråd med kommunedirektøren, finn dette nødvendig. Desse kan gje opplysningar og utgreiingar, men har elles ikkje rett til å vere med i drøftingane. Utvalet avgjer om andre kan vere med i møtet når særskilte tilhøve tilseier dette.

Ordførar har møte- og tale i begge utvala. Ordførar kan la seg representere av eit anna medlem av kommunestyret i organ kor han/ho ikkje er medlem, jf. kommunelova § 6-1.


10. I møte

10.1 Møteleiing - namneopprop - godkjenning

Ordførar/utvalsleiar styrer møtet.

Har ordførar forfall styrer varaordføraren møtet. Har dei begge forfall, skal kommunestyret/ formannskapet velje ein særskilt møteleiar (setjeordførar) etter kommunelova §11-2.

Har utvalsleiar forfall, tek nestleiar over oppgåvene. Har nestleiar forfall vel utvalet sjølv leiar mellom sine faste medlemmer, jf. kommunelova §11-2.

Møteleiar føretek namneopprop på dei frammøtte representantar og møtande vararepresentantar. Møteleiar erklærer møtet for lovleg sett dersom det lovlege minstetal er til stades og dei formelle sider vedkomande innkallinga er godkjent.

Frå møtet er lovleg sett og fram til møtet er heva, kan ingen av representantane forlate møtet utan å melde frå til møteleiaren.

Representantar eller vararepresentantar som kjem til etter namneoppropet, skal melde seg til møteleiaren før dei kan delta i møtet. Skjer frammøte etter at ei sak er teken opp til avrøysting, må representanten vente til neste sak på saklista før han kan ta del i drøftingane.

10.2 Spørsmål om innkalling, saksliste, m.m.

Dersom det vert reist tvil om saker i samband med sakliste eller forretningsorden, skal dette behandlast først. Deretter skal møtet behandle dei sakene som er nemnd i innkallinga, og i den rekkjefølgje dei er nemnd der. Møtet kan med vanleg fleirtal vedta ei anna rekkjefølgje. Saker som ikkje er nemnd i innkallinga kan ikkje takast opp til realitetsbehandling dersom møteleiaren eller 1/3 av dei møtande representantane motset seg dette, jf. kommunelova § 11-3.

Er ei sak teken opp til drøfting, må møtet halde fram til saka er avgjort eller til det er gjort vedtak om utsetjing av saka.

10.3 Ugildskap

Den som er ugild i ei sak etter kommunelova § 11-10 eller forvaltningslova § 6, skal ikkje vere med å drøfta eller avgjere saka. Når ein representant meiner seg ugild i ei eller fleire saker på sakslista skal han, snarast etter at innkalling er motteken, gje melding om dette til møteleiar og politisk service. Representanten skal sjølv erklære seg ugild i møtet, eller stille grunngjeve spørsmål om dette til møtet. Kommunestyret/formannskapet/utvalet tek dette opp til drøfting og avgjer spørsmålet om representanten er ugild eller ikkje.

10.4 Møteleiar si saksutgreiing, rekkjefølgje i ordskiftet

Møteleiaren skal lese opp saksnummer og sakstittel som er brukt i innkallinga og gjere greie for fleirtalstilrådinga dersom det føreligg tilråding i saka.

Dersom nokon opprettheld eit eventuelt mindretalsframlegg i saka, må dette fremjast særskilt.

Møteleiar gjer greie for saka så langt han finn det nødvendig. Møteleiaren spør deretter om nokon ønskjer ordet til saka, og representantane får ordet i den rekkjefølgje dei ber om det.

10.5 Til forretningsorden

Ein representant som vil ha ordet til forretningsorden får ordet utanom den oppsette talarlista, til dømes for å gjere framlegg om avgrensa taletid, setje strek, merknader til behandlingsmåten, uttale seg om avrøystingsmåte mv. Den som får ordet til forretningsorden får sterkt avgrensa taletid og får ordet berre éin gong.

10.6  Taletid og replikk/ordskifte

I kommunestyremøta kan det vere aktuelt å fastsetja taletid for ordskiftet. Ordskifte/replikkordskifte føregår frå talarstolen.

Ved behandling av budsjett og andre større saker kan kvart parti/kvar gruppering halde eitt hovudinnlegg innanfor ei nærare fastsett tidsramme. Etter dette innlegget vert det gjeve høve til ein replikkrunde og til å svare på replikkane.

Etter at hovudinnlegga er haldne, kan representantane få ordet til innlegg.

Generelt (alle møte i kommunestyre/formannskap/utval) gjeld at talarane skal rette innlegget til møteleiaren. Talaren skal halde seg til saka eller til den delen av saka som ordskiftet gjeld. Møteleiaren skal sjå til at dette vert gjort.

Talaren må ikkje ordlegge seg slik at representantane kjenner seg krenka. Ingen må gje uttrykk for si meining ved å lage bråk eller uro i salen. Møteleiaren skal sjå til at dette ikkje skjer og kan gje åtvaring om nokon bryt desse reglane. Leiaren skal også, på same grunnlag, ha høve til å vise ut frå møta.

Om møteleiar vurderer det nødvendig og rett kan kommunedirektøren gje informasjon og tilleggsopplysningar i ei sak. Kommunedirektøren kan elles få ordet under skriv og meldingar til orientering.

Om møteleiar har sett sluttstrek for å melde seg på talarlista, og det vert sett fram nye framlegg til vedtak, skal møteleiar gje høve til ordskifte om dei nye framlegga.

Det vert gjeve høve til replikkar etter kvart innlegg. Replikk er ein kort merknad på inntil 1 min, med høve til svar-replikk på inntil 1 min.

10.7  Avslutning av ordskiftet

Møteleiaren gjer framlegg om sluttstrek på talarlista når ei sak synest å vere ferdigdrøfta. Dei som har meir å føye til i saka, kan då teikne seg på talarlista under påfølgjande innlegg. Møteleiaren refererer talarlista før strek vert sett.

Når drøftingane er avslutta, vert saka teken opp til røysting. Ved røysting er det berre dei som sit på plassane sine som har røysterett.

10.8 Framlegg

Framlegg skal vere skriftlege og leverast elektronisk gjennom kommunen sitt politikarportalsystem. Framlegg kan setjast fram munnleg om det gjeld val, eller om ei sak skal realitetsbehandlast eller utsetjast. Det same gjeld framlegg om oversending til eit anna kommunalt organ eller om å vrake eit framlegg.

Det er høve til å fremje oversendingsframlegg til organ, utan at det vert tatt stilling til realiteten i saka. Det vert røysta over om framlegget skal oversendast, og organet kan med alminneleg fleirtal motsetje seg at eit slikt framlegg vert oversendt. Oversendingsframlegget vert i regelen lagt fram i påfølgjande møte i mottakarorganet utan saksutgreiing. Mottakarorganet tek stilling til framlegget og vel sjølv korleis saka skal følgjast opp. Avsendarorganet skal underrettast ved referatsak om korleis det underordna organet har følgd opp oversendingsframlegget.

Møteleiaren skal referere alle framlegg som vert tekne opp til røysting.

10.9 Røysting - røystetema

Når ordskiftet er slutt vert saka teken opp til røysting. Ein eller fleire representantar kan be om prøverøysting. Prøverøysting er ikkje bindande.

Ved behandling av økonomiplan eller årsbudsjett, gjeld særskilde røystereglar, jf. kommunelova § 11-9 3. ledd.

10.10 Røystemåtar

Desse røystemåtane kan nyttast:

a. Møteleiar les opp forslaget og spør om nokon er usamd i det. Om ingen motset seg dette, er det stillteiande godkjend.

b. Møteleiar oppmodar ev. representantar som er imot eit framlegg om å reise seg eller rekke opp handa. Kontrarøysting skal gjennomførast dersom møteleiaren eller ein av representantane krev det.

c. Ved namneopprop
Denne røystemåten kan berre nyttast når det skal svarast ja eller nei til framlegget. Møtesekretæren kontrollerer røystinga med avkryssing på lista over representantar. Røystinga med namneopprop skal nyttast når møteleiaren krev det, eller når ein representant krev det og får medhald av 1/4 av møtelyden. Like eins skal det haldast namneopprop når 1/4 av møtelyden meiner at utfallet av ei røysting etter pkt. b) ovanfor er uklår. Røysting over spørsmålet om namneopprop skal gjerast utan ordskifte og slik som nemnd under pkt. b).

d. Alternativ røysting.
Er det sett fram alternative framlegg, og ingen av desse får fleirtal ved første røysting, vert det deretter røysta alternativt mellom dei to framlegga som fekk flest røyster. Alternativ røysting kan berre nyttast der dette er heimla i lova, eller der ein samrøystes går inn for det.

Om det ved røysting oppstår likt røystetal, gjeld følgjande:

  • ved likt røystetal i andre saker enn val, er møteleiar si røyst avgjerande jf. kommunelova § 11-9.
  • ved likt røystetal under val, jf. kommunelova §§ 7-6, 7-8, skal saka avgjerast ved loddtrekking.

11. Spørsmål

11.1 Kommunestyret sin spørjetime

Kommunestyret tek til med spørjetime i slutten av kvart møte. Spørjetimen skal ikkje vare meir enn éin (1) time. Spørsmål skal stillast til ordførar. Ordførar gjev spørsmålet vidare til ein av utvalsleiarane som svarar dersom spørsmålet er deira ansvarsområde.

Spørjetimen har to delar:

  • I første del er det skriftleg varsla spørsmål med førebudde svar, grunngjevne spørsmål og interpellasjonar. Desse skal sendast elektronisk til postmottak og må vere politisk service i hende seinast 3 virkedagar før kommunestyremøtet. Spørsmåla med svar frå ordføraren vert distribuert til kommunestyrerepresentantane i møtet. Det kan opnast for debatt etter kvart spørsmål. Ein representant kan ikkje stille meir enn eitt hovudspørsmål i spørjetimen. Spørsmål, med grunngjeving og svar, skal ikkje vere på meir enn 3 minutt kvar. 
  • I andre del kan det stillast spørsmål i møtet, - "Open post". 
    Desse skal sendast elektronisk via kommunen sin politikarportal. Kvar representant kan stille eitt kort hovudspørsmål avgrensa til 2 minutt. Dei som ønskjer å stille spørsmål må varsle dette ved innleiinga av møtet. Avsett tid avgrensar kor mange som kan stille spørsmål. Svar er avgrensa til 2 minutt. Etter at det er gjeve svar, har spørjar og svarar rett til å få ordet éin gong kvar. Taletid er avgrensa til eitt minutt.

11.2 Tid til spørsmål i formannskapet og utvala

Utanom dei sakene som står oppført på sakslista til formannskaps- og utvalsmøta, kan faste medlemmer og møtande varamedlemmer komme med spørsmål til møteleiar, kommunedirektøren/ den som representerer kommunedirektøren.

Spørsmåla må gjelde kommunale tilhøve og vere av interesse for fleire. Spørsmåla bør vere korte og klare. I den grad det er mogeleg skal møteleiar eller kommunedirektøren svare på spørsmålet i sjølve møtet. Dersom dette ikkje let seg gjere, kan ein komme tilbake med svar i neste møte.


12. Saksordførar og utgreiingsnemnder

Kommunestyret kan etter behov opprette nemnder/utval til å utgreie nærare definerte oppgåver. Mandat og tidsramme for slike vert utforma i kvart einskild høve. Leiaren skal komme frå kommunestyret. Utgreiingsnemndene er tiltenkt viktige roller både med omsyn til deltaking og vitalisering av politisk arbeid. Nemndene/utvala vert lagt ned etter fullført oppdrag.

Utgreiingsnemnder/-utval kan nyttast

  • som opptakt til viktige politiske ordskifte
  • som fora for deltaking og rekruttering
  • prosjektarbeid/planarbeid
  • større utgreiingar

Det vert presisert at slike nemnder/utval skal avgrensast til å gjelde oppgåver av sentral verdi for kommunen, og i høve der arbeidet kan vurderast som eit nyttig supplement til ordinært utgreiings- og utviklingsarbeid i administrasjonen.

I slike saker skal ein oppnemne ein saksordførar som legg saka fram for kommunestyret. Saksordførar kan t.d. vere leiar for nemnda/utvalet. Saksordførar skal fremje fleirtalsframlegget, og også leggje fram mindretalet sitt syn. Det kan og oppnemnast saksordførar for større saker som i hovudsak er utgreidd av administrasjonen, men som undervegs har vore drøfta i politiske utval. Føresetnaden må vere at saksordførar er kommunestyrerepresentant.


13. Møtebok

Det skal førast møtebok for møta i folkevalde organ, jf. kommunelova §11-4. I møteboka skal førast:

  • Eventuelle merknader mot innkalling og sakliste
  • Møtestad og møtetid
  • Møtande medlemmer
  • Meldte forfall
  • Møtande varamedlemmer
  • Saker nummerert i rekkefølgje for kalenderåret
  • Kort tekst om kva kvar sak gjeld
  • Det som er nødvendig for å vise gangen i behandlinga
  • Dei som har hatt ordet i saka
  • Endringsframlegg til den einskilte sak bortsett frå dei som ikkje vert tekne opp til røysting
  • Det som må til for å vise at vedtak vert gjort etter rett framgangsmåte
  • Utvala sitt vedtak
  • Røystetal og listemedlemskap

Kjem nokon til eller må gå frå under møtet, skal dette gå fram av møteboka. Møteboka skal vise kven som har vore til stades under kvar sak.

Ein representant kan krevje å få innført merknad til ei sak i møteboka (protokollmerknad). Slik merknad må fremjast skriftleg.

Protokoll frå møtet vert sendt til utvalsmedlemmene saman med innkalling til påfølgjande møte. Merknader til møteboka kan fremjast under godkjenning av møteboka i påfølgjande møte.


14. Særskilde reglar

14.1 Lovlegheitskontroll

Tre eller fleire av kommunestyret sine representantar kan saman bringe ei avgjerd gjort av eit folkevald organ eller av den kommunale administrasjon, inn for departementet til lovlegheitskontroll. Krav om slik kontroll må fremjast innan 3 veker frå vedtak er gjort, jf. kommunelova § 27-1

14.2 Forvaltningsklage

Partar i ei sak skal få informasjon om retten til å klage på eit vedtak samstundes med møteutskrift av saka. Klagebehandlinga føregår i samsvar med retningslinjer og fristar fastsett i forvaltningslova, kommunelova og i særlover.

14.3 Krav om å ta opp att ei sak som er avgjort

Utvala, eller andre organ med direkte framleggsrett til kommunestyret, kan avvise krav om ny drøfting av saker som er lovleg avgjorde av det same kommunestyret, dersom kravet kjem før det er gått 3 månader frå den dagen kommunestyret gjorde endeleg vedtak i saka. Dette gjeld ikkje dersom krav om ny drøfting av saka kjem frå Fylkesmannen, eit departement, eller saker som vert fremja etter § 11-2 i kommunelova.


15. Folkevalde sin rett til innsyn

15.1 Rett til innsyn

Kommunestyret har, som overordna organ for all verksemd i kommunen, rett til innsyn i alle kommunale saksdokument etter prinsippet om meir offentlegheit, jf. offentlighetsloven § 2.3, med dei presiseringar som følgjer av reglane under.

Formannskapet, utvala og andre folkevalde organ har rett til innsyn i saksdokument når desse gjeld dei delane av kommunen si verksemd som organet behandlar.

Kontrollutvalet har sjølvstendig innsyn i høve § 6 i eigen forskrift for kontrollutval.

15.2 Tidspunkt for rett til innsyn

Retten til innsyn tek til å gjelde når saka er framlagt/sendt til politisk behandling. Saman med saksframstillinga skal det følgje ei oversikt over alle dokument som er innsendte, innhenta eller utarbeidd i samband med saka, med unnatak av interne arbeidsdokument for administrasjonen.

For saker som skal avgjerast i administrasjonen gjeld retten til innsyn først når saka er ferdig behandla.

15.3  Særskilde reglar for innsyn i opplysningar undergjevne teieplikt m.m.

I utgangspunktet gjeld ikkje retten til innsyn opplysningar som er underlagde teieplikt. Kommunestyret og andre folkevalde organ kan likevel, ved fleirtalsvedtak, krevje innsyn i slike opplysningar når dette er nødvendig ved behandling av ei konkret sak i organet, jf. forvaltningslova §13 b, nr 2 og 4.

Folkevalde har teieplikt i høve til dokument som er underlagt teieplikt etter lov. Om ei sak vert behandla for stengde dører etter kommunelova § 11-5, pliktar dei folkevalde å teie om dei opplysningane som er underlagt teieplikt etter lov. Medlemmer av folkevalde organ underskriv ei erklæring om teieplikt når dei får innsyn i opplysningar som etter lov er undergjevne teieplikt.

15.4 Framgangsmåte ved krav om innsyn – administrative rutinar

Førespurnad om innsyn i saksdokument skal behandlast straks. Førespurnaden skal rettast til kommunedirektøren som har eigne rutinar for dette.


16. Innbyggjarinitiativ

Innbyggjarinitiativ er nedfelt i § 12-1 i kommunelova.

Innbyggjarane kan fremje forslag som gjeld kommunen si verksemd. Om minst 300 underskrifter står bak eit forslag, pliktar kommunestyret å drøfte og ta stilling til det. Dette skal gjerast seinast seks månader etter at det er fremja, men tidsfristen gjeld ikkje om forslaget vert fremja i samband med ein pågåande plansak etter plan- og bygningslova. Kommunen pliktar å halde dei som har fremja forslaget orientert om avgjerder og tiltak i kommunen. Meir detaljar om dette i lovteksten.

Initiativretten er ein viktig demokratisk rett. I eit demokratisk perspektiv er det viktig at innbyggjarane vert aktiviserte og trekte med i avgjerdsprosesser. Retten til å fremje forslag til behandling i kommunestyret, kan bidra til å styrke dialogen mellom dei folkevalde og veljarane i perioden mellom val, og å fremje interessa for avgjersle og prosessar i kommunestyret. 


17. Sekretariatfunksjonen

Kommunedirektøren eller den han gjev fullmakt, utfører sekretærfunksjonen for kommunestyret, formannskapet og andre utval. Politisk service skal vere mottakssentral for saker til politisk behandling, ha ansvar for å førebu sakene til kommunestyret, formannskapet og andre utval i tillegg til å vere til disposisjon for dei folkevalde/partia i spørsmål og saker som er knytt til lokalpolitisk verksemd. Sekretariatet skal vidare yte hjelp og støtte til ordførar, varaordførar og utvalsleiarar.


18. Universell utforming

Alle møterom til offentlege utval skal vere universelt utforma inkludert utstyrt med teleslynge.