Kartlegging: bruk av lokale - første steg

• Kor mange tilsette har sin faste plass på staden ( kontorplassar)
• Tal på tilsette på kvar eining.
• Bruk av heimekontor/kor mange dagar i veka er det vanleg med bruk av heimekontor
• Kva type arbeid har hovudvekt, arbeid ved pult eller mykje på oppdrag/møter?
• Kven samhandlar de med?-andre einingar/avdelingar internt i kommunen
• Kva andre einingar er det viktigast/nyttig å sitta saman med?
• Bruk av møterom/møteaktivitet-interne/eksterne møte
• Publikumsbesøk, kor ofte og kva type kontakt
• Digital samhandling
  • Kor mykje av samhandlinga med andre skjer digitalt i dag, og fungerer det godt?
  • Er det potensiale for å auka digital samhandling?
• Behov for spesialrom eller andre fasilitetar som vi bør kjenna til (til dømes lydtette rom)
• Krev arbeidet høg grad av konfidensialitetsom gjer utfordringar i opent kontorlandskap?
• Er det viktig for å utføre arbeidsoppgåvene at tenesta/eininga er lokalisert på Straume?

Bruksmønster

Kartlegging av bruksmønster viser at dagens arealbruk i liten grad er tilpassa faktisk nærvær. Tiltaket byggjer difor på eit prinsipp om at ein ikkje skal redusere tenestene eller i vesentleg grad endre korleis dei vert utførte, men heller tilpasse areala til faktisk bruk. 

Erfaringar frå mellom anna Askøy, Bergen, Vestland fylkeskommune og Direktoratet for høgare utdanning viser at ein kan operere med lågare dekningsgrad enn det som tradisjonelt har vore lagt til grunn. Dette gir eit godt erfaringsgrunnlag for dei vurderingane som er gjort i prosjektet.

Bruksmønster rådhuset basert på telling 

Nøkkeltal

Tal frå rådhuset viser at gjennomsnittleg nærvær ligg på 40-50%. Tal frå Askøy kommune, Bergen kommune, Vestland fylkeskommune, HK-Dir og LINDBAK bekrefter talet på tilstadevering ligg om lag på 40%. 

Moglegheitsrommet er stort. Ein kunne fordelt samtlege 450 årsverk på kommunens eigde bygg. Men kor mykje som faktisk kan frigjerast, avheng av korleis ein vektlegg økonomi opp mot omsyn som samlokalisering av einingar, arbeidsmiljø og trivsel. I tillegg er handlingsrommet avgrensa gjennom prinsipp for bruk av dei ulike kommunale bygga og gjennom einingane sine behov for å kunne levere tenester på ein forsvarleg måte. 

Dei tre viktige variablane som danner handlingsrommet for prosjektet er:

• Innleide kontorlokalar
  • Desse kostar om lag 7 millionar kroner i året - eller 35 millionar i 5-års perspektiv, som er normalt den perioden leigekontraktar inngås for. Gjennomgangen av porteføljen har som mål å identifisere kontraktar som kan avviklast, eller alternativt reforhandlast. Fleire av kontraktane går ut i perioden fram mot 2030, noko som gir eit naturleg handlingsrom for omstilling. 
• Kommunens bygg som kan nyttast til kontorplassar
  • Eksisterande eigde bygg rommar totalt 415 arbeidsplassar fordelt på 8 754 kvm (sjå tabell nedanfor). Inn i denne lista inngår omtrent 6 kommunale bygg, inkludert nyleg kjøpte kontorbygget  Solsio på om lag 1700 kvm.  
• Tal årsverk med kontorarbeid fordelt på leigde og eigde kontorbygg
  • Det er om lag 450 årsverk fordelte på over 30 avdelingar. Av desse har om lag 240 arbeidsplass på rådhuset, medan dei øvrige er fordelte på eigde og leigde bygg. 

Arbeidsplassar ved 100% og 80% dekning 

Det er gjennomført ei kartlegging av eksisterande areal, bruk, kapasitet og gevinst. Det vert teke atterhald om at tala i dette dokumentet er førebelse, og meir detaljerte og nøyaktige tal vil kome fram i det vidare arbeidet.  

Det er òg innhenta uttalar frå einingsleiarar og kommunalsjefar gjennom Forms-skjema. Arbeidet byggjar vidare på kartlegginga av kontraktar og bygg som prosjektleiar for kontorstruktur har jobba med sidan mai 2025.  

I perioden januar til april 2026 blei det gjennomført 11 prosjektgruppemøte, med løpande informasjonsinnhenting mellom møta.

Det er utarbeidd prinsipp for bruk av dei ulike bygga:

• Solsio – ca. 1700 kvm  
  Her skal det leggast til rette for fleksible og opne arbeidsplassar med 70 % dekning og free seating. Bygget eignast for verksemd med begrensa publikumsretta aktivitet, og som ikkje har behov for cellekontor og skjerming. Vidare skal bygget understøtte effektiv beslutningsflyt i administrasjonen. Her er det ikkje rom for bygningsmessige tilpassingar. 
   
• Rong kommunedelsenter (KDS) – ca. 3200 kvm  
  Nyttast til tenester med digital arbeidsform, og med mindre ekstern kontakt. Det er lagt til grunn ein dekningsgrad på 100 %. Lågast kostnad oppnås dersom det takast i bruk av ei teneste som i stor grad kan nytte eksisterande planløysing og ikkje krev omfattande tilpassingar.  
   
• Skogsvåg kommunedelsenter (KDS) – ca. 1800 kvm  
  Eignar seg særleg for tenester som krev skjerming og tilgang til cellekontor. Bygget er oppgradert i nyare tid og tilpassa denne typen bruk, mellom anna gjennom påkosta tiltak knytt til lydisolering og rominndeling. Lågast kostnad oppnås dersom det takast i bruk av ei teneste som i stor grad kan nytte eksisterande planløysing og ikkje krev omfattande tilpassingar. 
   
• Skjenet 2 – ca 1100 kvm (ledig tidligst jan. 2029) 
  Bygget har i dag cellekontorar. Med ombygging kan det plasserast tenester med større fokus på lydisolasjon og skjerma soner. Dekningsgraden er sett til om lag 80-90 %. 
   
• Liljevatnet ubrukt barnehagedel – ca. 300 kvm
  Bygget omfattar ein ubrukt del av barnehage. Arealet bør takast i bruk slik det står med mindre ombygging, slik at det kan frigjerast ved framtidig behov. Bygget har eit større rom med klasseromspreg, i tillegg til nokre mindre rom som kan nyttast til cellekontor. Eignast til tenester som toler ope kontorlandskap og free seating. 
   
• Liljevatnet administrativ del – inntil 10 ledige plassar 
  Den administrative delen er i dag i bruk av kulturskule. Det er eit potensial for å frigjere inntil 10 arbeidsplassar gjennom meir effektiv arealbruk. Arealet eignar seg for mindre einingar og mobile tenester med nær tilknyting til kulturskulen. 
   
• Bildøybakken 105 – ca. 600 kvm 
  Eigna for ei teneste med behov for sentral plassering i kommunen. Bygget er i dag utforma med cellekontor og kan tilpassast eller byggjast om ved behov. Lågast kostnad oppnås dersom det takast i bruk av ei teneste som i stor grad kan nytte eksisterande planløysing og ikkje krev omfattande tilpassingar.